如何快速學會并熟練掌握office辦公軟件?

在Office辦公軟件面前,敢說這軟件什么都懂、什么都會的人,我敢說,在整個中國都找不到一個。

那么,我們如何快速學會并且熟練掌握office辦公軟件呢?

一、Office三大軟件PPT、Excel、Word到底先優先學習那個?

答案是都不是,而是Outlook,收發電子郵件啊,這玩意需要學嗎?大多數人能“自學成才”,EQ比較高的人會懂得電子郵件的發送禮儀。

需要注意是Outlook的很多功能都是和郵件發送禮儀有關的,這個大家應該都“懂”!

那排名第二呢?就看自己的工作職位的需要!比如行政文員可能Word用得比較多,做數據分析管理的用Excel比較多,銷售市場或經理級別用PPT比較多。員工用PPT大多數是為了做工作匯報。

比較有有趣的是IT工程師往往用到Word也比較多,因為要寫系統維護文檔給客戶,不會玩Word會被多章節排版搞瘋的,就是傳說中的1.1、1.1.1,那玩意。

總結,根據自己工作的使用頻率最高軟件來絕對先掌握那個軟件。Excel培訓需求最高,其次是PPT,最后是Word。

二、如果確定了要學的軟件,那具體應該如何入手?

這個問題不得不提到,軟件“個性”的問題,說白了就是套路,學習任何的東西都有套路,也就是我們所謂的方法,學習某個專業技能的方法,其實這個套路應該是在大學教育里培養出來的,作為一個大學生的最“基本”能力就是能快速掌握學會本專業相關的新技能和方法。

可是我們中國的大學教育你們都懂的,所以幾乎所有的求職者簡歷上都會信誓旦旦的寫著:熟練掌握辦公軟件。我有一段時間也兼職過幾天的面試官,我常問求職者的一個問題,如果文件夾內十個Excel工作簿,如何一次性把他們都打開?幾乎沒有能解答出來?因為這就不是一個Office問題!你知道不知道?方法很簡單,選中這十個工作簿,敲回車就好了。

Word學習方法

首先了解每個軟件的“個性”。首先來講講Word。學習Word一定是承上啟下,一口氣搞定。什么意思?技巧和技巧是環環相扣的,前面操作有問題,就會影響后面的操作。

下圖的金字塔結果來看,越頂端也“高端”!

大部分人的水平都在頁面設置階段甚至偏下,更多人可能就是用來打字存儲文字內容的,通過系統的學習可以達到“排版自動化進階”水平,也就意味著可以把公司的文檔都做成格式模板直接調用就好了,這已經極大的提高了文案排版的效率。

至于更多高端的“綜合應用進階”,只需要掌握“郵件合并”即可。不過說起來容易,郵件合并的強大功能可以讓你學好幾天,掌握“信函”和“標簽”就夠你用了,當然如果能輸出到outlook里面自動生成郵件發出去,那就完美了。

(Word有專門的郵件面板,足以說明這個功能的強大)

所以一定把Word的學習當成一個“整體”去學習,而且一定是系統的學習,學習所謂的分散的Word小技巧,提整體的Word辦公提升效果并不明顯。

Excel學習方法

Excel這個軟件的個性就是多面手,他的各個層面可以各成“體系”,從下圖可以很容易看懂,每個“體系”可以解決一種層面的問題,也就說如果工作中用Excel缺哪兒不會就補哪兒,如果全都缺,就全部補,每個都了解一點點也行,不用玩得特別深,就可以足以應付工作。比如Excel一點都不會,那就學表格整理操作技巧。如果數據分析玩不轉,就學數據分析部分。如果老板對圖表有要求,那就把圖表制作做好。當然如果先把Excel做成模板,那函數必不可少,當然掌握幾個常用函數也會讓工作效率翻倍。

如果會玩點VBA,你就是超級大神牛人(IB用)。

總結一下,Excel是個多面手,缺哪兒補哪兒,“體系”比較平等,技巧之間的聯動性相對Word較少,但功能技巧之間的搭配也很重要,比如某個函數和某個函數搭配可以解決某類問題等等,甚至能夠放入某個工作場景里,否則大家會有一問題?我干嘛要學這個技巧?這個技巧和我有關系嗎?

最后要說明一下的是,Excel這個軟件目前向著大數據對接的思路在進行發展,比如可以與SQL數據庫直接進行數據加載讀取,比如集成PowerBI這樣的強大數據商務智能分析,這些都算是專業領域的使用。

如果對前面的技能比較熟練的基礎上可以在對此部分進行了解和學習,讓Excel成為你工作的IB(install B)利器。

PPT學習方法

PPT這個軟件有點“深藏不露”的個性。這個軟件是三大Office辦公套件中,面板上按鈕個數最少的軟件之一,僅次于Outlook,但這個軟件是職場中必用的一個軟件,做工作匯報必用。要求高一點銷售對外銷售的時候演示使用,要求更高市場部做產品發布等,需要用到設計更加專業的PPT要求,設置有些需求已經超過了PPT本身的需求。

PPT的這個軟件的優勢在于,用比較簡單的操作實現比較專業的演示表達。但某些PPT愛好者會過度使用這個軟件,導致為了達到一個效果,而浪費大量的工作時間。

在沒有掌握PPT美圖設計繪制之前,重點放在PPT的文案邏輯表達梳理和PPT這個軟件是實用操作上,也就是下圖的開始兩個階段。

如果對軟件的功能有初步的認識后,可以開始學習PPT設計的部分,其實就是對文案的圖文混排操作,這時“平面設計”的相關理念甚至是“三維的設計理念”會隨之引入。

設計部分的學習就沒有底線了,因為每個人對PPT美的標準都沒底,所以只需滿足一般平面設計的審美標準即可。學習那種有標準的設計思路與布局。

比較有意思的是,PPT設計這個層面是很多所謂的ppt高手善于發揮的部分,就是因為他沒有標準,所以可以任意發揮,所以教程的質量就因人而異了。

所以你會發現大部分的PPT的教程都會集中在“要把PPT做好看”這個層面,但在實際職場中可能PPT的邏輯表達和文案的準備,比PPT做好看更重要。

最后我們聊聊PPT動畫部分,這部分如果單獨拎出來研究,都可以分成好幾個層次,通常的理解,“動畫”的一般作用有兩個,一個是控制演講者的演講流程,二是對復雜圖形或流程的分解演示,有助于觀眾理解其運行方式。

如果要高階,可以將PPT的動畫與切換功能進行配合做成“宣傳片”,這個技能非一日之寒,但也有思路技巧可循,但在職場的使用幾率相對較低,找專業廣告公司就能搞定,無需自己學習,通常PPT愛好者可自行研究。

三、三個軟件都學會了,應該怎么用?

三個軟件都熟練就要學會相互的協調辦公,比如PPT的文案內容可以通過Word整理好再導入。

Excel的數據可以通過Word的郵件合并進行后期的文案加工。Excel的圖表可以方便的與Word或PPT進行數據更新等等,這類相互合作的工作技巧也會使工作效率大大的提高?;故悄薔浠?,Office三大件學會了終身受用,甚至我老媽都用Excel來記錄每天的買菜情況,做出環形圖分析賣肉買魚買蔬菜的金額比例已進行適當的調整。

推薦大家用Excel進行購物記賬管理,你就會發現,很多可以不買的東西真可以不買,在沒有賺到第一桶金前,鈔票一定是省出來的。所以千萬不要被所謂“錢是掙出來的這種理論所忽悠”。沒有積累怎么掙錢?

今天就到這里,希望對想系統學習Office的小伙伴有幫助。


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