億方云助力文件管理高效協作,實現隨時隨地辦公!

據調查,絕大多數企業的核心業務都具有以下共性:周期長、節點多、產生文件繁雜、需要多個部門或團隊通力合作等。

隨著信息化的加速發展,企業日常辦公、業務運營、資料管理等越來越依賴于信息系統,對于資料數據的可靠性和業務連續性要求也越來越高。傳統的文檔管理局限于存檔,早已經無法滿足企業的過程控制、成果積累及服務體系化的要求。

億方云作為一款團隊高效協同辦公的工具,為企業的文件管理和異地辦公等需求痛點提供安全、便利、高效的解決方案。

企業痛點之一:文件涉及企業機密,流失泄漏風險巨大

企業在日常運營中會產生大量文件,其中包含重要客戶信息以及財務數據等,這些文件都是企業寶貴的數字資產,部分文件內容為企業核心機密,數量大而且分散在員工的個人電腦、U盤等處。像律師等行業更具有特殊性,同一個文件可能要經過很多人之手,同一個部門的不同員工對同一文件可能也會有不同操作權限。總之,文件缺乏統一規范的管理,存在損壞、流失和泄漏風險。

解決方案:文件權限統一管理,工作文件安全流轉

億方云提供海量文件存儲空間,實現企業資料匯總存儲和管理,進行統一歸檔和備份。

支持通過文件/文件夾的基礎搜索功能,還可以自定規則來高級搜索,方便日后查找資料、分析和利用數據,對企業的知識和數據不斷進行沉淀和積累。

員工可以先在億方云上建立協作文件夾,邀請相關同事進入協作。億方云不僅支持對不同的文件/文件夾設置不同權限,而且權限可具體到任意成員??梢隕柚悶嘸度ㄏ薰蕓?, 分別為“上傳者”、“預覽者”、“上傳/預覽者”、“查看者”、“查看/上傳者”、“編輯者”、“共同所有者”??篩縈沒е霸鴟段?,快速配置權限,可追溯的操作日志監督,滿足企業多樣化權限管控。

如果是需要對外分享的文件,分享者還可針對文件本身進行密碼、分享期限、訪問及下載權限等設置,所有文件的流轉過程安全、可控。

同時,億方云采用傳輸存儲全鏈路加密,文件上傳下載使用HTTPS傳輸協議,傳輸過程中對文件本身進行了二次AES CTR 256算法流式分塊加密,為用戶數據做了多達四份加密保存,且數據分布在不同的存儲平臺,杜絕因平臺原因造成的用戶數據丟失。

企業痛點二:文件多平臺存放傳輸,版本重復混亂

在傳統辦公情景中,員工大多通過微信、QQ、郵件或者其他溝通軟件渠道通知對方文件的修改進度,反復多次的來回傳輸,辦公效率大大降低,信息同步不及時,版本容易混亂。

解決方案:文件分享標準化,實時無感知同步

企業使用億方云,可以對“文件獲取與分享”進行標準化和流程化的改造。
在文件獲取方面,員工可以在億方云上發起文件收集邀請,被邀請人接收到信息后,可以自行將文件上傳到指定的文件夾中,無需傳統的郵件或微信收發,大大減少文件收集時間。

億方云還可以實現本地文件實時與云端文件同步,意味著員工不再需要把文件從本地復制,再粘貼到億方云中。省去了文件傳輸的過程,使媒介「網盤」的概念淡化,只有本地和云端的差別。

在文件分享方面,同為億方云用戶的同事們,在平臺上可直接互相分享文件。而分享給外部的案件參與人員時,可以先為文件生成鏈接后再分享至微信、QQ。

而不管是以上哪一種分享方式,對被分享文件所做的編輯、修改、更新等操作都會實時無感知同步,被分享的參與人員看到的均會是最新版本。

隨著文件的不斷修改和更新,億方云會自動保存文件的歷史版本和歷史修改記錄,可隨時追溯查看,免費版支持10個歷史版本保留,最多支持 100 個歷史版本保留。歷史版本可實現設為「最新版本」「下載」和「刪除」等操作。

如此一來,在多人合作的場景之下,文件“來回傳輸”的時間就可被大大縮減。

企業痛點三:多地辦公聯動周期長,工作效率低

工作中經常遇到與多方合作的情況,項目周期比較長,在各個階段有不同的部門參與,這個過程存在大量的文件的協作。文件下載查看不方便,意見回復往往不及時。

解決方案:企業文件隨身而行,移動端全功能支持

億方云移動端實時消息提醒,第一時間獲得新消息提醒,即時加入協作,重要工作不再錯過,支持語音評論功能,出差途中更便捷,企業通訊錄方便聯絡同事。

微信、QQ輕松分享文件,無需下載就可直接訪問,告別消耗流量的手機文件傳送,第三方應用中的文件可以直接保存至億方云。

億方云支持在線訪問和編輯文件,web端Word、Excel、PowerPoint等常用格式文檔無需下載,在線編輯和保存,各終端支持100+種格式完美預覽,PSD、CAD等專業格式無需轉換,隨時隨地獲取工作資料。

企業痛點四:出差時文件確認步驟繁瑣

一份重要的紙質文件需要和總部做確認,此時員工又身處在外,看似簡單的“文件確認”工作往往需要經過滿大街找打印店、掃描紙質文件、轉成電子文件、U盤拷貝文件、發送總部、總部審閱、蓋章后回傳等眾多繁瑣步驟才能完成最終確認。

解決方案:移動端文檔掃描與打印

通過億方云的文檔掃描功能,員工哪怕是出差在外,也可使用移動端掃描識別文檔、合同等資料, 將各類紙質文檔快速轉換為PDF文檔。同時,掃描后的文檔將被自動進行文檔邊角識別和視覺上的優化處理,用戶也可根據需要手動調整文檔,進行邊角優化、還原處理、旋轉、刪除等操作。優化完成后,員工即可將PDF文檔實時上傳到億方云,并@總部相關人員及時確認。

同時,為給出差在外的員工提供更多便利,億方云移動端預覽頁面還設有“打印”入口。在手機和打印機處于同一局域網的前提下,凡是支持預覽、未開啟本地加密且用戶擁有下載權限的文件,用戶均可通過手機直接進行打印操作。紙質合同便可通過手機端直接進行打印,省去了合同來回傳真的繁瑣操作,客戶間合同溝通及合作進程絲毫不受影響。

隨著市場競爭越來越激烈,企業對于縮短項目周期、管理規范化和標準化、控制成本與質量等要求越來越高。管理好海量的文檔資料,解決文件存儲分散、文件丟失、信息檢索困難、信息共享滯后等難題,對于企業提升管理效率具有重要作用,而數據的沉淀和積累也將在未來幫助企業應對大數據時代的機遇和挑戰。


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