众志成城,共同战“疫” | 在家办公,亿方云可以为您做什么?

为了阻止疫情的进一步传播和扩大,国务院已经正式宣布延长春节假期,各省市相继出台关于延迟企业复工和学??У耐ㄖ?,人民日报也发出倡议,倡导大家采用创新办公形式,在线办公、远程协同。目前开工在即,多数企业都选择了在家办公,远程协同。

远程办公最大的挑战,就是即时沟通和文档协同。日常沟通可以通过微信、企业微信等即时通讯工具解决,会议也有很多视频会议工具可以选择。文档协同,亿方云作为专业的企业文件存储与共享云平台,愿意出一份力。此前,亿方云已经第一时间紧急发布针对此次疫情的帮助计划,那么亿方云具体能够如何助您远程办公?真正实现“停班不停工,??尾煌QА?,这篇我们来具体聊一聊。

一、当前突发情况下,如何快速获取办公资料,开启远程办公


疫情来的触不及防,很多人都是被动过渡到在家工作,在没有一点点准备的情况下,分散在各处的员工如何快速获取资料,恢复工作?传统可能需要一个人专门来批量处理,将各种办公文件分门别类打包,再用qq或者邮箱大附件来传送,耗时耗力还得担心中断需要再来一遍,有任何新的需求又要重复一遍这个繁琐的过程。

这个时候用亿方云,只要能够联网,就能够登录账号,平台上的所有资料自动同步,轻松开启云办公。

新用户也不用急,注册账号之后,可以由企业管理者建立文件夹,按照不同的权限邀请不同的员工进入共享协作,然后每个部门/项目可以有一个人把所有的资料同步至对应文件夹,实时同步让大文件的传输过程轻松无感知,还可以通过评论功能一键@同事,这样只要在权限内的所有协作者,不论身在何处,只要有一台电脑或者手机,就可以通过同步端轻松get所有资料,随时随地开展工作。

(多端同步,随时随地,移动办公)



二、疫情当前,如何快速收集员工信息,了解员工动向


为了更好的做好疫情防控工作,最近各企事业单位,甚至社区都在统计员工、居民、学生的个人健康情况和春节假期去向,一个一个的发信息再汇总当然可以,但是太慢太繁琐了,非常耗费人工和时间,也难免出错,看看用亿方云可以如何快速创新的完成这项工作:


可以看到,我们只需要简单两步

1、发起人(行政/hr)新建一个一起写表格,建好表头规范所需信息,一键@所有需要填写的对象;

2、协作成员(员工)收到消息提醒后,进入表格填写自己的信息,可以多人实时在线编辑;

这样,在很短的时间内,发起人就获得一个拥有完整信息的表格,轻松完成这项信息搜集的工作啦。



三、如何与伙伴实时同步工作文档,高效协作,确保工作进展和结果


远程办公,大家不能方便自如的进行面对面的交流,文档的协同变得更加困难,那我们要如何通过亿方云平台进行文档的共享、讨论、编辑、协作和管理呢?


1、文档共享,一键@,消息及时提醒

每个部门/每个工作组/每个项目,都可以在亿方云上建立自己的协作文件夹,给每个协作成员按需匹配不同的权限,所有的工作文档在平台上便捷共享,100多种格式支持直接在线预览,大家可以围绕文档直接在平台上进行内容讨论,同时一键@能够确保所有的工作沟通和文档共享实时触达到所有协作成员。

(实时共享,一键评论,多格式预览)


2、文档协作,在线编辑,云端即时共享

日常办公中有非常多的文件交互和流转需求,同事间就一项工作内容需要进行大量的讨论、反复的修改才能最终形成定稿。传统用QQ、微信、邮件等工具来沟通,需要不断的将文件发来发去,频繁沟通的情况下可能每个人电脑上都有数个版本,不仅占空间,也极易混淆,难以管理。
通过亿方云,我们可以在文档下直接@参与协作的同事,进行讨论交流,也可直接在线编辑,一份文件共同管理,同时每个人的操作记录也可查询,历史版本可追溯,高效又安全。

(在线编辑、自动同步、动态查询、版本管理)


3、跨组织文档沟通与协作,一个链接轻松搞定

跨部门/跨组织的文档协作可以在亿方云平台上可以建立外部协作文件夹,通过一个链接邀请协作的同事、客户或者合作伙伴加入进来,这个外部协作文件夹与组织架构下的其他文件夹功能一致,却又互相独立,确保便捷展开所有工作文档的共享、讨论与协作,同时保证安全。

也可以把需要分享给被人的资料生成链接或者二维码,一键分享到客户/伙伴的微信、QQ、钉钉等账号。若对方提出修改意见我们还可以直接在亿方云平台上修改保存即会实时同步,无需再次分享。同时分享链接支持多级权限设置和管控,方便安全又有效。

同时,分享出去的资料还可以进行追踪,可视化的查看访问、预览、下载情况,帮助了解有没有触达到目标对象。

四、知识即资产,归档汇总、确保异地办公时企业的数字资产沉淀


企业大量的数据资产都以各种形式的文档承载着,对于企业来说文档资料的沉淀尤为重要,知识即财产。同时,按照国务院及各省市的通知,预计在家办公的时间不少于一周,这期间会产生大量的工作文档,统一员工在家工作期间的办公平台,让工作资料得以完整存档能最大限度的保证企业数字资产的沉淀。后续管理者亦可以按照目录做好分层,个性化设置标签,方便日后工作需要可快速调档查询。

以上就是我们今天为您准备的亿方云在远程办公中的常用使用场景,希望让您的在家办公更加轻松高效,也欢迎更多的新老用户分享您的使用方法(您可以通过公众号给我们留言)。


最后,向每一位疫情中仍然坚守岗位的中国人致敬。

武汉加油!中国加油!


上一篇
强强联合,亿方云携手帆软提供抗疫服务,助力企业复工复产!
强强联合,亿方云携手帆软提供抗疫服务,助力企业复工复产!
疫情催化下,数字化、信息化相关的工具与手段成为企业复工复产的重要支撑。为更好地服务客户,提供更多数字化场景应用,亿方云加入帆软“春雷计划”,...
2020-03-17
下一篇